Termin absagen: Wie Sie diplomatisch bleiben

Wenn Sie einen Termin absagen wollen, dann gilt es einige Regeln zu beachten. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um ein geschäftliches- oder um ein privates Treffen handelt. Schließlich wollen Sie mit der Absage doch niemand vor den Kopf stoßen. Einen Termin abzusagen, ist daher meist eine etwas unangenehme Angelegenheit.

Die Folgen sind häufig schwer abzuschätzen. Es gibt unterschiedliche Gründe, die eine Absage unumgänglich machen. Dabei ist es wichtig, den Termin so früh wie möglich zu stornieren. Eine Zusage einfach nicht einzuhalten, wäre dagegen unhöflich und sehr verletzend. Sie würden schnell als unzuverlässig gelten, sodass man Sie in Zukunft erst gar nicht einlädt.

Termin absagen: Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit

Ist Ihr Terminkalender oder der Ihres Chefs mehr als ausgefüllt, dann kann es vorkommen, dass Sie eine taktvolle Absage verfassen müssen. Warten Sie damit nicht zu lange. Wenn bereits ein E-Mail Kontakt mit dem Einladenden besteht, dann können Sie die Absage auch per Mail versenden.

Danken Sie dem Kunden oder Geschäftspartner für die Einladung und bringen Sie Ihr Bedauern für die Absage zum Ausdruck. Geben Sie am besten einen triftigen Grund an. Eine schnelle Antwort auf eine Einladung zeugt von Gewissenhaftigkeit. Der Einladende kann dann besser planen und eventuell selbst einen anderen Termin wahrnehmen.

Termin absagen: Der beste Weg, abzusagen

Im digitalen Zeitalter können Sie den Termin auch wie bereits erwähnt per E-Mail absagen. Allerdings sollte vorher bereits ein regelmäßiger Mail-Kontakt bestehen. Dann können Sie die Absage zu einem regelmäßigen Geschäftstreffen problemlos per E-Mail absenden.

Kann man einen Termin per E-Mail absagen?

Wenn es bisher keine E-Mail Korrespondenz gab, dann sollten Sie besser zu einem Brief greifen. Den Grund für die Stornierung des Termins sollten Sie nur dann anführen, wenn er tatsächlich so wichtig ist, dass ihn der Empfänger auch nachvollziehen kann.

Andernfalls könnte er sich auf den Schlips getreten fühlen und die Absage für unangemessen halten. Verwenden Sie bei der elektronischen Stornierung nur Formulierungen, die auch in Ihrem Brief zur Anwendung kommen würden. Ihr Fingerspitzengefühl ist auch bei der E-Mail Korrespondenz gefragt.

Was ist die ideale Kommunikationsform?

Wenn bereits eine enge Bindung zum Einladenden besteht, dann ist die Briefform in der Regel angemessen. Eine schriftliche Absage ist die einer telefonischen auf jeden Fall vorzuziehen. Sie zeigt, wie viel Bedeutung Sie der Einladung beimessen. Wollen Sie die gute Beziehung zum Einladenden nicht gefährden, dann sollten Sie zum Beispiel zur Eröffnung einer Ausstellung mit einem Brief absagen und damit stilvoll zu dem Ereignis gratulieren. Eine Gratulation per Mail würde eher beiläufig erscheinen. Reagieren Sie schnell auf jede Einladung, die entweder Sie oder Ihr Chef erhalten.

 

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Ist Ihnen der Empfänger der Einladung persönlich bekannt, dann sollten Sie ihn bei der Anrede unbedingt beim Namen nennen. Werden mehrere Personen angesprochen, dann sprechen Sie Frauen in der gleichen Position zuerst an. Andernfalls nennen Sie die höher gestellten Personen zuerst und vergessen Sie nicht deren akademische Titel. Diese gehören zusätzlich in die Ansprache mit hinein. Sofern Ihnen der Empfänger nicht persönlich bekannt ist, verzichten Sie bei der schriftlichen Absage auf lockere Formulierungen, wie „Sorry“. Wählen Sie besser die höfliche Version, damit sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Muss Ihr Unternehmen einem Job-Bewerber absagen, da ein anderer Mitbewerber besser zum Profil der Firma passt, dann sollten Sie die Absage mit einer wertschätzenden Einleitung beginnen. Teilen Sie dem Bewerber ruhig mit, dass er sich aufgrund seiner Qualifikationen in der engsten Auswahl befand.

Seien Sie ehrlich, wenn Sie einen Termin absagen

Haben Sie sich um einen neuen Job beworben und können den Termin nicht einhalten, dann sollten Sie einen wichtigen Grund anführen können, der es unmöglich macht, der Einladung zum Vorstellungsgespräch nachzukommen.

Wollen Sie auch in Zukunft als Karriere tauglich gelten, dann ist in einem solchen Fall wirklich Feingefühl gefragt. Vergessen Sie dabei nicht, mit einer Absage setzen Sie eine Priorität gegenüber Ihres (möglichen) neuen Arbeitgebers. Denn etwas ist wichtiger als Ihr Gegenüber. Sie benötigen also einen triftigen Grund, der den Wert des Einladenden nicht infrage stellt.

Vage Formulierungen sind nur eine Notlösung. Zudem sind Lügen auch niemals sinnvoll. Nachvollziehbare Gründe für eine Absage eines Termins sind (im Allgemeinen) eine Krankheit von Angehörigen oder etwa eine Verpflichtung dem jetzigen Arbeitgeber gegenüber. Glatteis oder eine Autopanne könne wiederum als eine kurzfristige Absage geltend gemacht werden.

Bringen Sie bei der Stornierung unbedingt Ihr angemessenes Bedauern zum Ausdruck, damit die guten Beziehungen zu Ihrem Gegenüber nicht durch die Absage gefährdet werden.

TIPP: Bedenken Sie, je wichtiger der Termin für Sie war, den Sie nun absagen müssen, umso plausibler und nachvollziehbarer sollte der Grund für die Absage sein. Andernfalls könnte es für Sie unangenehme Folgen (Job oder Auftrag anderweitig vergeben) geben.

Soll ich einen Termin ohne Grund absagen?

Grundsätzlich sollten Sie jeden Termin absagen, den Sie nicht einhalten können. Ganz gleich, ob es sich dabei um einen Friseurtermin oder um einen Termin bei Ihrem Zahnarzt handelt.

Vielleicht wollen Sie auch nicht zum vereinbarten Vorstellungsgespräch gehen, da sich die Berichte über das Betriebsklima nicht allzu positiv lesen. Eine unbegründete Absage wirkt in einem solchen Fall trotzdem unfreundlich. Geben Sie ruhig zu, dass Sie sich auch noch bei einem anderen Unternehmen beworben haben und dass Ihnen das neue Angebot mehr zusagt.

Sprechen Sie dabei den Dank für die bereits investierte Zeit aus. Dann hinterlassen Sie auch mit einer solchen Absage in der Regel einen guten Eindruck. Ehrlichkeit währt immer am längsten. Sind Sie unter anderem wirklich krank, dann werden das sowohl Ihr zukünftiger Arbeitgeber als auch Ihr Friseur oder Zahnarzt verstehen.

Wie bereits angeführt sollten Sie wichtige Termine nur dann verschieben, wenn es dafür einen nachvollziehbaren Grund gibt. Dazu zählt gewiss nicht das Spiel Ihrer Fußballmannschaft.

Welche Gründe kann ich nennen?

Bedenken Sie, wenn Sie mit anderen Menschen korrespondieren: Höfliche Umgangsformen sind auch in modernen Unternehmen gefragt. Das Wissen um ein korrektes Verhalten ist Ihrer beruflichen Karriere bestimmt förderlich.

Bleiben Sie bei jeder Terminabsage höflich und professionell. Als Gründe können Sie anführen, dass Sie kurzfristig beruflich verhindert sind. Auch eine Erkrankung von Ihnen oder einem Ihrer Kinder wird gewiss als Entschuldigung gelten gelassen.

Machen Sie das Ganze nicht kompliziert, sondern formulieren Sie die Gründe für die Absage am besten klar und knapp.

Termin absagen und einen neuen vorschlagen

Wenn Sie einen Termin absagen, muss das nicht automatisch heißen, dass dieser nicht zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden kann. Äußern Sie die Bitte nach einem späteren Termin am besten bereits am Anfang Ihres Schreibens.

Haben Ihre persönlichen Unterlagen den Personalchef (nur um ein Beispiel zu nennen) überzeugt, dann wird er Ihnen auch die Chance auf ein weiteres Vorstellungsgespräch nicht vorenthalten. Machen Sie Ihr Interesse an der Position entweder bei einem Telefongespräch oder per E-Mail deutlich.

Sobald Sie um einen neuen Termin bitten, dann schlagen Sie am besten mehrere Alternativen vor, an denen der stornierte Termin nachgeholt werden könnte.

Weitere Artikel:

Entschuldigung an die Berufsschule: So geht's richtig!

Beschwerdemanagement: Wie Du es richtig machst!

Zeitmanagement in der Gastronomie: Zielgerichtet und entspannt Arbeiten

Quellen und weitere Links:

  • https://www.workingoffice.de/office/show/article/termine-absagen.html
  • https://www.recht-finanzen.de/faq/5721-muster-fuer-eine-schriftliche-terminabsage
  • https://utopia.de/ratgeber/termin-absagen-so-bleibst-du-diplomatisch/

Bildnachweis: ©Unsplash/Annie Spratt ©Die Gastro

Jan Hemkemeier

Ich bin Mitbegründer von Guestofy und hoffe, dass meine Blogposts dir und deiner Gastronomie helfen.

Jan Hemkemeier

16. Mai 2022
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